Zintegrowany system katalogowy

Alfios umożliwia katalogowanie i gromadzenie różnych zbiorów bibliotecznych w formacie MARC21. Każdy rodzaj opisu bibliograficznego (książka, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo ciągłe, audiobook, film, starodruk, wydawnictwa kartograficzne, ikonografia, gry planszowe, puzzle …) ma przygotowany specjalny szablon z minimalną liczbą pól formatu MARC21 do wypełnienia. System pozwala na pobieranie gotowych opisów bibliograficznych z Hybrydowego Katalogu Centralnego, ale także dodawanie własnych opisów (dodawanie z autopsji) do katalogu centralnego, oraz pobieranie gotowych opisów bibliograficznych z innych źródeł, np.: KaRo. Katalog Hybrydowy zawiera zarówno zamknięte opisy bibliograficzne pochodzące z NUKAT, Biblioteki Narodowej oraz innych bibliotek korzystających z systemu bibliotecznego Alfios, jak również umożliwia każdemu pracownikowi biblioteki współkatalogowanie, czyli budowanie własnych opisów bibliograficznych zawierających wszystkie niezbędne informacje zgodne z formatem MARC21. Podczas procesu opracowania zbiorów następuje w pełni automatyczne tworzenie wpisów do wskazanej księgi inwentarzowej.

System daje możliwość zapisywania i edycji danych osobowych czytelników, definiowania wszelkich limitów (wypożyczeń, rezerwacji, udostępnień) indywidualnie dla każdego czytelnika, ale także globalnie ze względu na rodzaj zbiorów, czy status grupy czytelników. Dostępne są opcje włączenia samodzielnego prolongowania wypożyczeń poprzez konto w katalogu online (OPAC); kolejkowania czytelników rezerwujących książki w katalogu online biblioteki oraz automatycznej wysyłki e-maili do czytelników przekraczających termin zwrotu. Po wypożyczeniu egzemplarza, system automatycznie monitoruje termin zwrotu oraz kolejkę rezerwacji.

Alfios daje możliwość pełnej obsługi udostępniania zbiorów biblioteki na miejscu wszystkim zapisanym czytelnikom. System automatycznie generuje bieżące udostępnienia i alarmuje podczas wylogowywania, jeśli zasoby biblioteki są w trakcie udostępniania.

Elektroniczna kontrola zbiorów bibliotecznych porównuje dane wczytane przez pracownika z tymi zgromadzonymi w bazie. Dzięki zastosowaniu etykiet z kodami kreskowymi oraz czytników kodów kontrola przebiega bardzo sprawnie. System automatycznie po wczytaniu wychwytuje nieprawidłowości, a po zakończeniu skontrum generuje odpowiednie protokoły (zgodne z rozporządzeniem MKiDN z dnia 29.10.2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych – Dz. U. Nr 205, poz. 1283). Cały proces odbywa się elektronicznie, a Alfios podczas wczytywania egzemplarzy informuje o ich stanie oraz podaje dane z opisu bibliograficznego.

Moduł zawiera dziennik biblioteki, zestawienia wypożyczeń i udostępnień, księgę inwentarzową, protokoły ubytków i wiele innych. Statystyki prezentowane są w systemie w formie tabel oraz wykresów. Wszelkie raporty dotyczące gromadzenia i selekcji typu: księga inwentarzowa, rejestr przybytków, protokół ubytków, protokół komisji w sprawie ubytków, są zgodne z rozporządzeniem MKiDN w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych z dnia 29.10.2008 r. Dane w dzienniku biblioteki są zgodne z zapisami w sprawozdaniu biblioteki K-03 dla GUS dotyczącym w szczególności podziału czytelników na odpowiednie grupy dla każdego rodzaju bibliotek:

System biblioteczny Alfios ma wbudowany moduł konfiguracyjny i wszystkie ustawienia i modyfikacje są wykonywane przez bibliotekarza. Użytkownik, który ma uprawnienia do modułu ustawień może, m.in.: dodawać i usuwać innych pracowników biblioteki/filii, zmieniać wszelkie limity dla wypożyczalni, dodawać i usuwać kolejne księgi inwentarzowe, modyfikować obowiązkowe pola w formularzu dodawania egzemplarzy, modyfikować rodzaj zbieranych danych czytelnika i inne. Dzięki takiemu rozwiązaniu, każda biblioteka może samodzielnie dopasować system Alfios do własnych potrzeb.

Katalog jest automatycznie dostępny dla każdego czytelnika biblioteki korzystającej z systemu Alfios. Wszystkie rodzaje zbiorów są od razu dostępne online wraz z możliwością ich rezerwowania i prolongowania przez czytelników zapisanych do konkretnej biblioteki. Na koncie czytelnika jest dostępna jego pełna historia wypożyczeń. W katalogu online dostępne są również listy podręczników dla konkretnego przedmiotu oraz zestawienia bibliograficzne generowane przez bibliotekarzy.